Hoe schrijf je betere technische brieven

Negen manieren voor het schrijven van betere technische brieven, zodat je meer klanten krijgt en jouw memo’s en rapporten beter overkomen bij de lezer. Tips op het gebied van stijl en woordkeuze, zodat je schrijfwerk helder wordt en meer overtuigend overkomt bij de lezer:


1. Ken uw lezer
Schrijf je voor ingenieurs, managers en technici? Zorg dat de stijl van jouw schrijven correspondeert met de opleiding van de lezer.


2. Schrijf in heldere, converserende stijl
Een technisch verhaal over bv. heftrucks heeft natuurlijk niet de “praat”-stijl van een persoonlijke brief. Veel technici hellen over naar te overdreven formaal proza. De sleute l tot succes is. Houdt het simpel. Schrijf om zaken uit te leggen en niet om indruk te maken.


3. To the point
Technische specialisten zijn drukke baasjes. Zorg ervoor dat de lezer het verhaal makkelijk en snel kan lezen. Gebruik eenvoudige woorden, korte zinnen en vermijdt gecompliceerde zinsconstructies.


4. Wees consistent
Goede technische schrijvers streven naar consistentie in het gebruik van nummers, symbolen, technische uitdrukkingen, afkortingen, maat-eenheden en vergelijkingen. Is je taalgebruik slordig en rommelig dan denkt de lezer dat je produkt ook wel zo zal zijn.


5. Gebruik zo min mogelijk jargon
Ieder vakgebied heeft zijn eigen uitdrukkingen en begrippen. Schrijf je voor een vakbroeder dan kan je deze termen gebruiken, maar voor ieder ander kunnen ze alleen verwarring veroorzaken. Voorkom het gebruik van termen om indruk te maken.


6. Vermijd lange woorden
Technische schrijvers gebruiken vaak grote woorden. Dit is een fout. Communiceer met korte eenvoudige woorden. Vervang grote woorden door eenvoudig taalgebruik.


7. Geef de voorkeur aan specifiek boven algemeen
Technici geven de voorkeur aan exacte, nauwkeurige omschrijvingen. Schrijf bv. niet dat iets snel of langzaam is, maar hoe snel of hoe langzaam.


9. Gebruik illustraties
Tekeningen, grafieken en afbeeldingen maken een en ander snel duidelijk. Bedenk dat we slechts 10% onthouden van wat we lezen en 30% van wat we zien. Grafieken, tabellen, stroomschema’s e.d helpen om beter te communiceren met lezer.


Extra tip:
Schrijf zo veel mogelijk in de tegenwoordige tijd en niet in verleden tijd. Hierdoor wordt je verhaal levendiger en meer direct.


Communiceren met een industriële klant betekent het verkopen van produkten die de klant nodig heeft. Bij de aankoop van een industrieel produkt zijn meestal meerdere beslissers betrokken. Communiceren met een consument is meestal het verkopen van een produkt of dienst die de klant graag wil hebben, maar meestal niet direct nodig heeft.

Leo Verkoelen